CRM des contacts

Un widget d'abonnement à la newsletter intégré sur votre site crée un contact dès que l'abonné confirme son email. Le nouveau contact est marqué comme abonné et peut porter un tag correspondant au widget d'origine.

Un non-membre qui s'inscrit à un événement devient un contact, que l'événement soit gratuit ou payant. Sa présence est enregistrée sur la fiche contact, ce qui permet de voir chaque événement auquel la personne a assisté avant même d'adhérer.

Un don crée une fiche contact pour le donateur si elle n'existe pas déjà, et l'historique des dons s'accumule sur cette fiche. Le donateur d'aujourd'hui est souvent le membre de demain.

Un formulaire configuré pour accepter les réponses de toute personne disposant d'une adresse email crée un contact pour chaque nouveau répondant. Les formulaires réservés aux membres connectés ne créent pas de contacts.

Les administrateurs peuvent ajouter un contact manuellement ou importer des contacts en masse depuis un CSV, aux côtés des membres, des paiements historiques et de la présence aux événements. Les statuts de contact peuvent être attribués directement depuis une colonne du tableur lors de l'import.

Les adresses email sont rapprochées à chaque point d'entrée : si un donateur s'abonne ensuite à votre newsletter avec la même adresse, les deux actions atterrissent sur une seule fiche contact. Le système refuse un second contact avec un email déjà utilisé.

Pour les fiches qui se sont glissées en doublon, par exemple via l'import d'une ancienne liste de diffusion, Orgo suggère les correspondances probables en s'appuyant sur des emails similaires et des noms correspondants. La fusion permet à un administrateur de choisir quelles données subsistent, et fonctionne entre deux contacts ou entre un contact et un membre.

Chaque fusion est journalisée avec un instantané des deux fiches, et un administrateur peut annuler une fusion pendant 30 jours.

Pour chaque contact, vous pouvez voir chaque paiement, chaque événement suivi, chaque document signé et chaque email envoyé, ainsi que son abonnement éventuel à votre newsletter. Plus besoin de croiser un outil de mailing et un tableur.

Les contacts peuvent porter des tags pour la segmentation, des notes datées attribuées à l'administrateur qui les a rédigées, et les mêmes champs personnalisés que votre organisation définit pour les profils membres.

Chaque contact possède son propre état d'abonnement et un lien de désabonnement personnel. Les désabonnements sont enregistrés sur la fiche contact et journalisés.

Les statuts sont définis par organisation plutôt que choisis dans une liste fixe, afin de pouvoir indiquer à quel point un contact est proche d'adhérer, par exemple un prospect que vous souhaitez voir devenir membre. Chaque changement de statut est horodaté.

Les administrateurs font avancer un contact le long du pipeline jusqu'à ce qu'il devienne membre, et les compteurs par statut sont visibles en un coup d'œil, ce qui permet de voir combien de personnes se trouvent à chaque étape.

Les newsletters peuvent être envoyées à tous les membres, tous les contacts, uniquement les contacts abonnés, un groupe ou une section spécifique, les participants à un événement, ou une liste statique ou dynamique créée par votre organisation, comme les donateurs.

Dans une organisation multi-sections, chaque section gère ses propres contacts tandis que le niveau national conserve l'accès à l'ensemble.

Les administrateurs disposant des permissions suffisantes peuvent exporter les contacts en CSV à tout moment, et chaque export est journalisé, afin de pouvoir voir qui a exporté quoi et quand.

Un administrateur crée un compte membre directement depuis une fiche contact. Les détails du profil sont conservés, et le nouveau membre reçoit un email pour confirmer son compte et configurer son accès.

L'historique des dons et paiements, la présence aux événements, les tags, les champs personnalisés et l'abonnement à la newsletter sont transférés vers le compte membre, afin que des années d'engagement ne soient pas perdues au moment de l'adhésion.

Si une personne s'inscrit comme membre avec un email qui existe déjà comme contact, ses données de contact sont transférées vers le nouveau compte. L'outil de fusion permet également aux administrateurs de combiner un contact avec un membre existant.

Les contacts ne peuvent pas se connecter à la plateforme membre : ils n'ont ni mot de passe ni permissions membre. La seule exception est une vue événement limitée, où un contact peut s'authentifier pour voir uniquement les événements auxquels il s'est inscrit.